Засади використання автоматизованої системи документообігу суду у Вінницькому районному суді Вінницької області

 Засади використання автоматизованої системи

документообігу суду у Вінницькому районному суді

 Вінницької області

1. Загальні положення.

1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в Вінницькому районному суді Вінницької області (далі – Засади) розроблено відповідно до вимог Закону України «Про судоустрій і статус суддів» від 07 липня 2015 року № 2453-VI в редакції Закону України «Про забезпечення права на справедливий суд» від 12 лютого 2015 року № 192-VIII, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого Рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 року № 30 в редакції, затвердженого Рішенням Ради суддів України від 02 квітня 2015 року № 25 (далі - Положення), затвердженого Рішенням ради суддів України № 21 від 03.03.2016 року, Положення про збори суддів Вінницького районного суду Вінницької області, затвердженого Рішенням зборів суддів від 07.07. 2015 року № 25. {Зміни внесені Рішенням зборів суддів № 12 від 13.05.2016}

1.2. Засади розроблено з метою визначення повноважень та порядку розгляду зборами суддів Вінницького районного суду Вінницької області (далі – суд) питань щодо функціонування автоматизованої системи документообігу суду, особливостей автоматизованого розподілу судових справ між суддями, порядку формування колегій суддів для здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

1.3. Засади враховують можливість здійснення суддями функцій з відправлення правосуддя з урахуванням штатної чисельності суддів, наявної у суді кількості залів судових засідань, раціонального використання робочого часу як з метою належної підготовки суддів до розгляду справ, так і з метою виконання повноважень, що безпосередньо не пов'язані з відправленням правосуддя (проведення узагальнень судової практики, надання методичної допомоги, здійснення адміністративних повноважень тощо).

1.4. Інші питання, що стосуються здійснення автоматизованого розподілу справ та функціонування автоматизованої системи документообігу, що прямо не врегульовані цими Засадами, регулюються Положенням про автоматизовану систему документообігу суду (далі Положенням), наказами керівника апарату суду про визначення функціональних обов'язків та прав користувачів автоматизованої системи документообігу суду. 

2. Особливості функціонування автоматизованої системи. 

2.1. У Вінницькому районному суді Вінницької області використовується комп'ютерна програма «Д-3», розроблена адміністратором автоматизованої системи для загальних судів.

2.2. Технічний супровід та підтримка працездатності автоматизованої системи в суді здійснюються адміністратором автоматизованої системи - Державним підприємством "Інформаційні судові системи".

3. Функціональні обов'язки, права користувачів автоматизованої системи. 

3.1. Функціональні обов'язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї у Вінницькому районному суді визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.

3.2. Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов'язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює технічний адміністратор.

3.3. Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов'язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.

3.4. Користувачі автоматизованої системи відповідно до їх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену Положенням інформацію та згідно із законодавством несуть відповідальність за її достовірність.

3.5. Редагування інформації в автоматизованій системі здійснюється уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи в разі виявлення неточностей, технічних описок або неповноти даних.

3.6. Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження.

3.7. Порядок передавання судових справ (матеріалів) і кореспонденції суддям після авторозподілу справ та передавання справи після завершення її розгляду до канцелярії суду затверджені наказом в.о. голови суду №16-осн/г. від 13.03.2024.

3.8. Користувачі автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, здійснюють автоматичний розподіл судових справ.

3.8.1. Матеріали справи передаються головуючому судді в кінці робочого дня відповідно до реєстру, але не пізніше наступного дня, в окремих випадках категорія справи, що передбачає негайний розгляд, передаються невідкладно.

3.9. Використання ЕЦП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України "Про електронний цифровий підпис".

3.10. Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання ЕЦП, від отримання та використання ЕЦП з будь-яких підстав не допускається.

3.11. Користувачі автоматизованої системи зобов'язані виконувати вимоги Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.

3.12. Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування - технічний адміністратор.

3.13. Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом. 

3.14. Скасувати раніше надані права доступу кожного судді до справ, що перебувають в їх провадженні, та  згідно з вимогами  пункту  1.4.9 розділу 1.4  «Особливості функціонування автоматизованої системи в судах загальної юрисдикції»  та  відповідно  до  п. 2.1 «Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи»  Положення  про  автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням  Ради  суддів  України від 26.11.2010 № 30  (зі змінами),  надати кожному судді право доступу до всіх справ, що перебувають в провадженні інших суддів, з дотриманням вимог п. 4.3  Положення про автоматизовану систему документообігу і внесенням відповідних змін в розділ 3 «Функціональні обов'язки, права користувачів автоматизованої системи»  Засад використання автоматизованої системи.  {Зміни внесені Рішенням зборів суддів № 15 від 26.11.2021}

4. Розподіл судових справ між суддями. 

4.1. Розподіл судових справ у Вінницькому районному суді здійснюється в день їх реєстрації, відповідно до Положення та прийнятих рішень зборів на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

4.2. У Вінницькому районному суді може застосовуватися:

- автоматизований розподіл судових справ під час реєстрації відповідної судової справи ;

- розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

- пакетний автоматизований розподіл судових справ після реєстрації певної кількості судових справ, внесено зміни: з 28.02.2022 застосовувати розподіл судових справ невідкладно після їх реєстрації в АСДС (тимчасово, на період дії Закону України "Про правовий режим воєнного часу"). {Зміни внесені Рішенням зборів суддів № 1 від 28.02.2022}; з 17.02.2023 застосувати пакетний розподіл справ {Зміни внесені Рішенням зборів суддів № 1 від 09.02.2023}.

- повторний автоматизований розподіл судових справ

- 4.3. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи у випадках, передбачених Положенням.  

5. Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями.

5.1. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за такими правилами: 

із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу; 

для суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється розрахунок коефіцієнтів навантаження; 

із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження, здійснюється визначення судді для розгляду конкретної судової справи за принципом випадковості.

5.2. Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 Положення, Засад використання автоматизованої системи документообігу суду, а також з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ. 

5.3. Обрання судді за випадковим числом здійснюється відповідно до коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи. 

5.4. Табель обліку робочого часу в автоматизованій системі документообігу суду заповнює консультант суду з кадрової роботи (особа, яка виконує обов'язки) перед проведенням автоматизованого розподілу судових справ, зокрема:

5.4.1. Відмітка у табелі про причини тимчасової відсутності судді «Відпустка», «Відрядження» проводиться на підставі наказу голови суду (судді, який виконує його обов’язки) про відрядження чи надання відпустки судді.

5.4.2. Відмітка про причини тимчасової відсутності судді «Хвороба» проводиться на підставі усного повідомлення судді консультанта суду з кадрової роботи про його непрацездатність, підтвердженого в подальшому належно оформленим листком непрацездатності. 

5.4.3. Відмітка у табелі «нарадча кімната» проводиться на підставі усного повідомлення судді з подальшим письмовим повідомленням секретаря судового засідання, з яким працює даний суддя, та долученням копій журналів судових засідань про початок та закінчення «нарадчої кімнати». 

5.4.4. Відмітка у табелі «інше» встановлюється суддям суду на підставі розпорядження голови суду( особи, яка виконує його обов'язки) щодо участі в діяльності суддівського та місцевого самоврядування, або іншій діяльності, що не пов'язана із здійсненням судочинства.

5.5. Копія табелю обліку використання робочого часу щодо суддів суду, що складається для виплати заробітної плати, вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня після підписання цього табеля.

6. Рішення зборів суддів Вінницького районного суду щодо особливостей здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями.

 6.1. Уповноваженими здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх визначено суддів Бондаренко О.І., Васильєву Т.Ю., Карпінську Ю. Ф., Саєнко О.Б., Фанду О.А., Шевчук Л.П. строком на 3 роки, тобто до 05.04.2027.  Рішення зборів суддів Вінницького районного суду Вінницької області № 7 від 09 квітня 2021 року, № 5 від 11 травня 2022 року, № 8 від 14 жовтня 2022 року - скасовано. {Зміни внесені Рішенням зборів суддів № 2 від 05.04.2024}

Технічне виконання встановлення спеціалізації суддів покладено на технічного адміністратора.

Рішенням зборів суддів № 8 від 21.06.2017 року обрано слідчими суддями суддів, які на даний час здійснюють правосуддя, а саме: Бондаренко О.І., Васильєву Т.Ю., Ганкіну І.А., Карпінську Ю.Ф.,Саєнко О.Б., Фанду О.І., Шевчук Л.П. {Зміни внесені Рішенням зборів суддів № 12 від 13.05.2016} {Зміни внесені Рішенням зборів суддів № 8 від 21.06.2017} {Зміни внесені Рішенням зборів суддів № 4 від 12.02.2019} {Зміни внесені Рішенням зборів суддів № 9 від 24.04.2019} {Зміни внесені Рішенням зборів суддів № 4 від 11.05.2022}

6.2. Слідчий суддя Вінницького районного суду обраний відповідно до рішення зборів суддів суду у порядку, встановленому Законом України " Про судоустрій і статус суддів", розглядає справи, які належні за підсудністю до спеціалізації слідчого судді за нормами КПК України, та інші справи відповідно до рішення зборів суддів.

6.3. Відповідно до рішення зборів суддів в суді здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх уповноважений суддя, який має стаж роботи судді не менше десяти років, а у разі його відсутності – суддя, визначений рішенням зборів суддів.

6.4. Коефіцієнти складності (поточної складності) судових справ, що підлягають автоматизованому розподілу, а також коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи на момент автоматизованого розподілу судової справи, визначені рішенням зборів суддів. 

6.5. Судді, який обіймає адміністративну посаду в суді, встановлюється коефіцієнт адмінпосади у розмірі 100 % {Рішення зборів суддів № 20 від 02.11.2016 року}.

6.6. Скасовано {Рішення зборів суддів № 5 від 12.02.2019}.

6.7. Проводити автоматизований розподіл судових справ, які підлягають до розгляду негайно або в межах доби, як це передбачено вимогами процесуальних кодексів України, одразу після їх реєстрації в КП "Д-3"  {Зміни внесені Рішенням зборів суддів № 5 від 12.02.2019} 

6.8. Судові справи, по яких відсутні обліково-статистичні картки в автоматизованій системі документообігу суду про прийняття додаткового судового рішення, справ після скасування заочних рішень, заяв про роз’яснення судових рішень, заяв про виправлення описок та  помилок в судових рішеннях, заяв про скасування заходів забезпечення позову та інших заяв в порядку виконання судових рішень розподіляти в АСДС на загальних підставах. {Зміни внесені Рішенням зборів суддів № 12 від 13.10.2021}      

7. Автоматизований розподіл судових справ між суддями. 

7.1. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, у тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх та слідчих суддів, на засадах об'єктивного та неупередженого їх розподілу між суддями з дотриманням вимог процесуального законодавства та Положення. 

7.2. Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.

7.3. Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій. 

7.4. У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.

 У разі коли в суді з об’єктивних підстав правосуддя здійснює один суддя, здійснення автоматизованого розподілу судових справ не є порушенням вимог цих Засад та Положення. 

7.5. Електронний примірник наказу про відрядження (про скасування наказу про відрядження) судді вноситься відповідальною особою суду - консультантом суду з кадрової роботи або особою, яка виконує обов'язки, до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

7.6. Результатом автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями Вінницького районного суду, що автоматично створюється автоматизованою системою.

7.7. Не підлягають автоматизованому розподілу судові справи, які надійшли до суду першої інстанції для вирішення питання про їх об’єднання у порядку, визначеному частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України.

8. Розподіл судових справшляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді. 

8.1. Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа (п. 2.3.43 Положення).

8.2. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді передаються відповідно до п. 2.3.43; 2.3.44; 2.3.45; 2.3.46; 2.3.47, інших пунктів Положення та рішень зборів суддів.

8.2.1. Скасувати раніше визначений порядок розподілу справ про адміністративні правопорушення, що надходять до суду після доопрацювання, та встановити новий порядок, відповідно до якого на підставі  вимог  п. 2.3.43 Положення про автоматизовану систему документообігу суду для судових справ про адміністративні правопорушення, які надходять до суду після доопрацювання, застосовувати розподіл справ шляхом передачі справ раніше визначеному у судовій справі судді,  а в разі відсутності судді  (перебування на лікарняному, у відпустці, у відрядженні тощо) – на загальний розподіл. У випадку, коли матеріал вже скеровувався на доопрацювання іншим суддею, справу передавати останньому судді, хто скеровував справу на доопрацювання. {Зміни внесені Рішенням зборів суддів № 16 від 26.11.2021}

8.3. Результатом розподілу судової справи шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді є протокол передачі судової справи раніше визначеному складу суду (додаток 6 Положення), що створюється в автоматизованій системі уповноваженою особою апарату суду.

8.4. Протокол передачі судової справи раніше визначеному судді роздруковується, підписується уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ, та додається до матеріалів судової справи.

9. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями. 

9.1. Винятково у разі, коли суддя у передбачених законом випадках не може продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи (з повідомленням судді на ім’я керівника апарату) передаються для повторного автоматизованого розподілу за розпорядженням керівника апарату суду, що додається до матеріалів справи.

Судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу у разі, якщо суддя, в провадженні якого перебувала судова справа, зазначена в підпункті 2.3.44 пункту 2.3 Положення, на момент надходження справи до суду не працює в цьому суді або таку справу неможливо передати судді з підстав, зазначених у пункті 2.3.3 Положення. {Рішення зборів суддів № 28 від 17.11.2016} Скасовано {Рішення зборів суддів № 9 від 14.10.2022}.

9.2. Повторний автоматизований розподіл судових справ у визначених Положенням та зборами випадках.

9.3. Результатом повторного автоматизованого розподілу судової справи є протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду (додаток 8 Положення), що автоматично створюється автоматизованою системою.

9.4. Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про повторний автоматизований розподіл судової справи між суддями відповідного суду. 

9.5. Надати керівнику апарату право на видачу розпорядження про повторний автоматичний розподіл справи в разі виникнення помилки при розподілі справи, допущеної працівником апарату суду, відповідальним за автоматичний розподіл справ, на підставі пояснення працівника, відповідального за розподіл справ, та/або повідомлення судді, якому помилково розподілено справу. {Рішення зборів суддів №17 від 26.09.2016} 

10. Передача судових справ для подальшого розгляду суддею. 

10.1. Після розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа суду не пізніше наступного робочого дня передає судові справи раніше визначеному автоматизованою системою головуючому судді відповідно до Реєстру.

10.2. Інформація щодо процесуальних дій та судових рішень вноситься до автоматизованої системи відповідним користувачем автоматизованої системи. 

11. Неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями. 

11.1. Якщо при здійсненні автоматизованого розподілу комп’ютерною програмою "Д-3" сформовано документ по справі "Неможливість розподілу справи", уповноважена особа апарату суду, відповідальна за здійснення автоматизованого розподілу судових справ, зобов’язана негайно повідомляти про це керівника апарату суду у вигляді службової записки, із зазначенням причини неможливості автоматизованого розподілу.

11.2. У разі визначення автоматизованою системою неможливості здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ відповідно до підпункту 2.3.27 пункту 2.3 Положення автоматизованою системою автоматизовано створюється протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями відповідного суду.

11.3. У разі усунення обставин, що унеможливлюють здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ, такий розподіл відбувається відповідно до вимог Положення.

11.4. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до Положення фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

11.5. До комісії за посадою входять наступні працівники суду:

Члени комісії – консультант з кадрової роботи, секретарі суду та головний спеціаліст з інформаційних технологій.

11.6. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у пункті 11.4 цих Засад.

11.7. У разі настання обставин, зазначених у пункті 11.4 цих Засад, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо) здійснюється головою суду (особою, яка виконує обов'язки голови суду) за списком суддів, складеним в алфавітному порядку з урахуванням даних табеля обліку робочого часу суддів та п.2.3.3 Положення про автоматизовану систему документообігу суду

11.8. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у підпункті 2.3.55 пункту 2.3 Положення, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду.

12. Прикінцеві положення.

12.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу Вінницького районного суду затверджуються рішенням зборів суддів і набирають чинності з наступного дня, після дня їх затвердження зборами суддів суду та вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.